PhoneHome-functionaliteit

Up-to-date blijven

Als gebruiker van XperienCentral is het belangrijk om op de hoogte te blijven van de nieuwste versies van XperienCentral en de bijbehorende Plugins. Het is hiervoor cruciaal om installatie-informatie te borgen. GX Software ontwikkelde hiervoor in samenspraak met haar Gebruikersgroep de PhoneHome-functionaliteit.  

Wat heb ik als gebruiker aan de PhoneHome-functionaliteit?
Denk bijvoorbeeld aan de volgende situaties:

• Er doet zich een security issue voor in de laatste versie van de webserver die je gebruikt (de webserver vormt geen onderdeel van XC maar is wel noodzakelijk voor het correct werken van je Web Content Management Systeem). GX Software wil je informeren als je deze webserver gebruikt, echter; GX Software kan geen preventieve waarschuwing geven of ondersteunende informatie verstrekken omdat het voor GX Software onmogelijk is om te weten wie van de gebruikers welke webserver gebruikt.
• Je ervaart een issue met een van de plugins van je installatie. Het issue doet zich voor vanaf het moment dat systeembeheerders een update hebben uitgevoerd op de Oracle database server. Je meldt dit issue vervolgens bij GX Software. Via de PhoneHome-functionaliteit weet GX Software dat jouw installatie de volgende specifieke karakteristieken heeft:
  • XperienCentral: Versie 10.12.0
  • Oracle versie: 12.2.0.1
  • Plugin versie: 1.5.0
    Na analyse blijkt, dat een kleine aanpassing aan de plugin het issue verhelpt, omdat de plugin nu correct om weet te gaan met de Oracle database update. Met deze gegevens zal GX Software proactief iedereen benaderen die dezelfde combinatie van OS, Database en plugin versie hanteert.
• Net als elke software leverancier denkt GX Software ook periodiek na over het uitfaseren van specifieke componenten. Bijvoorbeeld omdat de techniek verouderd is en er volgens GX Software geen installaties meer zijn die het component gebruiken. Als gebruiker van de software wacht je dan een onaangename verrassing wanneer in een nieuwe release dat ene component niet meer aanwezig is wat jij toevallig nog wel veel gebruikte.
• Wanneer GX Software een interessante optimalisatie doorvoert aan een specifieke plugin, zien zij via de PhoneHome-functionaliteit snel terug welke klanten oudere versies van de bewuste plugin gebruiken. Deze klanten kunnen nu proactief op de hoogte worden gesteld van het feit dat er een gloednieuwe versie voor hen klaarstaat.

Aan deze uitgesproken klantbehoefte geeft GX Software graag gehoor. GX Software wil graag een overzicht kunnen leveren van onder andere “de laatste versie van een plugin" en tegelijkertijd ook kunnen handelen bij bijvoorbeeld –maar niet uitsluitend– bovenstaande alternatieve scenario’s. Met de ontwikkeling van deze functionaliteit dekken we ook graag alvast toekomstige wensen.

Wat doet de PhoneHome-functionaliteit precies?
De PhoneHome-functionaliteit verzamelt, versleutelt en verstuurt periodiek een vooraf gedefinieerde set aan installatiedata naar GX Software. Via een geautomatiseerd proces decodeert en verwerkt GX Software deze informatie in hun configuratie-informatie overzicht, waardoor zij inzicht verkrijgen in de installaties van klanten. Standaard gebeurt dit iedere dag om 13:00 uur, waarbij het tevens mogelijk is voor systeembeheerders om deze interval aan te passen. Hierbij draait het om technische gegevens die betrekking hebben op de installatie zelf. De PhoneHome-functionaliteit haalt géén klantdata, persoonsgegevens of anderszins privacygevoelige informatie op. De PhoneHome-functionaliteit verwerkt deze technische data op een beveiligde manier. Om transparant te zijn is er de mogelijkheid om volledig in te zien welke informatie PhoneHome verstuurt en daarnaast is het grotendeels zelf te bepalen welke data je aan GX Software beschikbaar wil stellen.

Welke gegevens verstuurt de PhoneHome-functionaliteit?
De PhoneHome verstuurt altijd een bepaalde basis-set van gegevens. Deze basis-set bestaat voor iedere installatie uit:

• Domein namen
• XperienCentral versie
• OS naam en versie
• Database naam en versie
• Lijst van de geïnstalleerde plugins en versienummers.

Naast de basis-dataset kan PhoneHome meer nuttige data versturen (instelbaar via het PhoneHome configuratiepanel). Gebruikers kunnen deze additionele data, indien gewenst, uitsluiten van verzending.

Installatie van de PhoneHome-functionaliteit
Net zoals voor de installatie van andere plugins, geldt voor de installatie van de PhoneHome-plugin dat GX Software na goedkeuring van de klant hiervoor een nieuwe release aanmaakt. Deze release wordt vervolgens in overleg door GX of door de klant zelf uitgerold op de omgeving(en).

Gebruik van de PhoneHome-functionaliteit
Na de installatie van de beide plugins is er in de redactie-omgeving van XperienCentral een nieuw panel beschikbaar: Phone Home Client. Dit panel is alleen zichtbaar voor gebruikers met meer dan gemiddelde rechten binnen XperienCentral zoals hoofdredacteuren of applicatiebeheerders.

Deze menu-optie geeft toegang tot het PhoneHome Configuratie Panel:

Toelichting bij de diverse instellingen:

1. PhoneHome Status: geeft visueel weer of de PhoneHome-functionaliteit aan/uit staat (wel of niet gegevens naar GX Software verstuurt).
2. Zet Aan/Zet Uit knop: zet hiermee de PhoneHome-functionaliteit aan of uit. Standaard staat deze status ‘Aan’.
3. Door de muispointer te bewegen over de diverse informatie icoontjes die achter elk data item staan verschijnt informatie over het bewuste data item.
4. Het overzicht van alle data die de PhoneHome-functionaliteit naar GX Software verstuurt staat in dit panel centraal. Data die GX Software essentieel acht voor de goede werking van de PhoneHome-functionaliteit staan per default aan en kunnen niet uitgesloten worden ter verzending. Gebruikers kunnen de overige data naar wens uitsluiten door ze uit te vinken.
5. De ‘Verstuur naar GX’ knop gebruik je om incidenteel een extra mail te versturen, zonder te hoeven wachten tot XperienCentral de mail via het periodieke interval verstuurt.
6. De ‘Verstuur naar mail adres’-functie gebruik je om een e-mail te versturen naar een handmatig opgegeven e-mailadres. Deze mail wordt normaal gesproken naar GX Software verstuurd. Let op!: hierbij wordt de versleuteling uitgezet zodat de e-mail ‘leesbaar’ is. De automatisch gegenereerde e-mail wordt wél te allen tijde versleuteld verstuurd.
7. De ‘Opslaan als tekstbestand’ optie gebruik je wanneer de mail die wordt verstuurd middels de ‘Verstuur naar mail adres’ optie (punt 6) wordt tegengehouden door het spamfilter van de mailhosting partij. Of, wanneer je bij voorkeur geen onversleutelde data van de installatie per mail wilt versturen.
   
   Opties 6 en 7 hebben als doel inzage geven in de data die wordt verstuurd. GX Software hecht er waarde aan om volledige inzage en transparantie te kunnen bieden in de data die wordt verstuurd. In beide opties wordt exact dezelfde data opgeleverd als die die via het automatische proces periodiek naar GX Software wordt verstuurd.

Updaten PhoneHome-functionaliteit
Om er voor te zorgen dat GX Software ook voorzien blijft van up-to-date informatie van de installatie en om de plugin te voorzien van de laatste standaarden, dient de PhoneHome geüpdatet te worden wanneer hiervoor een update beschikbaar is. 

Net zoals voor de installatie, geldt voor het updaten van de PhoneHome-plugin dat GX na goedkeuring van de klant hiervoor een nieuwe release aanmaakt. Deze release wordt vervolgens in overleg door GX of door de klant zelf uitgerold op de omgeving(en).

Informatie voor systeem beheerders
De minimale versie van XperienCentral die de PhoneHome functionaliteit wordt ondersteund is XC 10.7.0. Voor een goede werking van de PhoneHome-functionaliteit is het vereist dat XperienCentral is geconfigureerd voor het versturen van e-mails. Dit houdt in dat in het ‘Setup’-gedeelte van XperienCentral een werkende SMTP host moet zijn ingesteld bij: “application_settings.default.smtp_host” die het toestaat om via poort 25 e-mails te versturen zonder authenticatie. Hierbij wordt de mailuser gebruikt die is geconfigureerd bij: “website_settings.default.default_mail_sender”.

Aangezien nagenoeg alle XperienCentral installaties e-mails kunnen versturen, is het de verwachting dat deze randvoorwaarden meestal al correct is ingesteld.

Nb: Zorg er wel voor dat er ook mails naar phonehome@gxsoftware.com gestuurd mogen worden omdat soms interne mail-hosts niet alle e-mailadressen toestaan.

Specifieke entries voor de PhoneHome-functionaliteit in het XperienCentral-setupscherm:

Voor de PhoneHome-functionaliteit zijn twéé specifieke configuratie-entries beschikbaar onder “xcphonehomeclient (default)”:

• ‘Xcphonehomeclient_active’ is identiek aan, en loopt gelijk met, de status in het panel binnen de redactie-omgeving. 
• ‘‘xcphonehomeclient_schedule’ geeft aan wanneer de PhoneHome-functionaliteit periodiek informatie verstuurt. De standaard waarde is: ‘elke dag om 13:00 uur’. Bij het invullen van een niet geldig schedule zal de waarde worden gereset naar de default waarde ‘elke dag om 13:00 uur’.

Impact van de PhoneHome-functionaliteit
De hoeveelheid data die verzameld en verstuurd wordt is gering (ca. 10Kb). De impact op de performance van de XperienCentral installatie is hierdoor vrijwel nihil.

Informatie Versleuteling (technisch)
De versleuteling van de PhoneHome-functionaliteit werkt als volgt. Iedere clientplugin heeft een hardcoded 2048bit RSA public key. Bij iedere nieuwe e-mail wordt een nieuwe SecureRandom 128bit AES key gegenereerd. Vervolgens wordt de 128bit AES key versleuteld met de RSA public key en als Subject van de e-mail ingesteld. De inhoud van de e-mail wordt vervolgens met dezelfde 128bit AES key versleuteld.

Hieronder volgen de eigenschappen van de versleuteling methode. Gegeven dat RSA en AES-128 CBC veilige algoritmen zijn:

• De inhoud van de e-mail is alleen te lezen door GX
• De inhoud is niet te lezen door derden, de klant zelf en andere klanten.

Tot slot
Indien je na het lezen van deze informatie vragen of opmerkingen hebt, òf wanneer je het PhoneHome installatie bestand graag ontvangt, meld je dan bij de GX Customer Services. Gebruik hiervoor bij voorkeur de Support Portal: Klik hier om een verzoek aan te melden.. Andere opties zijn:

• E-mail: customerservices@gxsoftware.com
• Telefoon: 024-3515130